“Persoonlijke portal scheelt klanten, studenten en ons heel veel tijd”

Hoe creëer je een digitale experience voor een jonge doelgroep die continu online werkt? Om deze doelgroep te bedienen, koos Talent this way voor een portal. We gingen in gesprek met adviseur contracten Franciska Westenborg en marketeer Rogier de Keiser die aan het roer van de switch stonden.

Oriënteren op de arbeidsmarkt

Talent this way helpt studenten met het vinden van de beste stage. “Talent this way is een platform waar organisaties stagevacatures kunnen uitzetten en waar studenten een stage kunnen vinden. Talent this way is in eerste instantie begonnen vanuit Mediastages. Daar Mediastages zich richt op de creatieve industrie, moest het een bredere naam krijgen en dat werd Talent this way”, legt Franciska uit.

Jonge digitale doelgroep

Toen er in 2020 met Talent this way werd gestart wilde de intermediair uitblinken in hun digitale experience voor hun klant en kandidaat. De doorsnee software die ze gebruikten, waaronder bijvoorbeeld een ATS, schoot daarbij tekort. Bij een stageplatform is het cruciaal dat alles zo eenvoudig en digitaal mogelijk verloopt voor klanten en kandidaten. “Zeker wanneer je zo’n jonge, digitale doelgroep als de onze hebt”, legt Rogier uit.

“We wilden uitblinken op de markt met een digitale experience. Wanneer je een uitzonderlijke digitale experience wilt, heb je meer nodig dan de standaard mix aan recruitmenttechnologie die de meeste bureaus gebruiken. Bij de start in 2020 liep er bij ons nog te veel manueel. De klant moest bijvoorbeeld nieuwe vacatures per e-mail aanleveren, waarna wij ze handmatig in ons recruitmentsysteem moesten ingeven. Onze klanten konden niet alle vacaturegegevens kwijt die we nodig hadden voor onze website.” Ook voor studenten was het geen makkelijke manier van werken, vertelt Rogier. “Onze kandidaten konden via de website solliciteren, maar konden hun sollicitatie niet terugkijken en hadden ook geen inzicht in het verloop van hun sollicitatieproces.”

Flexibele portals

In de zoektocht dit aan te pakken en het recruitmentproces voor beide kanten eenvoudiger te maken, kwam Talent this way uit bij Minggo, een software specifiek voor recruitment portalen en apps. “Minggo heeft in korte tijd twee portals, een voor de klanten en een portal voor de studenten, gecreëerd die we zelf kunnen bewerken en verder personaliseren. We wilden geen statische portalen zoals je die vandaag vooral kent. We wilden een oplossing waarbij we zelf het roer in handen hebben, en we kunnen aanpassen en verbeteren wanneer we willen.” Belangrijk was ook dat het kandidaat- en kanten portaal snel gerealiseerd werd, wat met een maatwerkproject niet lukt.

Minder handmatig werken in het ATS

De portalen zijn voor de klanten en studenten een forse verbetering, legt Franciska uit. “Via computer of telefoon kunnen klanten en studenten alles via hun eigen, gepersonaliseerde portal regelen.” Kandidaten kunnen in hun portal hun profiel informatie bijwerken en up-to date houden. Verder biedt Talent this way haar stagiairs ook een handig overzicht van alle openstaande stageplaatsen aan. Kandidaten krijgen op een detailpagina meer informatie over de vacature en het aanbod en kunnen meteen solliciteren. “Voor ons is het een groot voordeel dat sollicitaties niet meer manueel moeten worden opgevolgd. Kandidaten krijgen in hun portal een overzicht van al hun lopende sollicitaties en kunnen meteen de status hiervan opvolgen. Zo zien ze meteen voor welke vacature ze verder uitgenodigd worden op gesprek en voor welke vacature hun aanvraag is afgewezen. Dat maakt alles zeer inzichtelijk”, aldus Franciska.

Niet alleen voor de stagiairs verloopt alles veel sneller, ook voor de klant werden heel wat digitale stappen gezet. Zo krijgt de klant na inlog een dashboard te zien met het aantal kandidaten dat nog beoordeeld moet worden. Waar klanten voorheen alle vacatures manueel mailden kunnen ze nu zelf in Minggo vacatures uploaden en wijzigen. Daarnaast krijgt de klant een overzicht van alle voorgestelde kandidaten, waarbij vanuit de portal meteen een persoonlijk bericht naar de kandidaat gestuurd kan worden.

De portals besparen ook de recruiters veel tijd uit.“Het grote voordeel is dat recruiters zelf bijna geen gegevens meer in het recruitmentsysteem hoeven in te voeren, omdat alles dat kandidaten en klanten ingeven in hun portalen automatisch naar het ATS doorstroomt. Toen we vroeger stagemarkten organiseerden en zo’n tweehonderd vacatures verwachten, moesten we deze een voor een in het ATS plaatsen. Dit loopt nu volledig geautomatiseerd.”

Helemaal van deze tijd

De focus op de digitale experience maakt Talent this way uniek in haar sector. Het duo blijft ambitieus, want de markt is volop in ontwikkeling en Talent this way wil hierin voorop lopen. “We willen in de toekomst ook het administratieve deel rond stages en de uitbetaling van de stagiairs voor onze klanten gaan verzorgen. Daarvoor zullen de portals van Minggo nog verder worden ontwikkeld, zodat de klant vanuit de portal de aangenomen stagiair bij ons kan aanmelden voor verloning, en de student zijn stagedocumenten in de portal kan uploaden.”