Synergie Belgium had een duidelijk doel: administratief werk verminderen zodat het instroomproces van nieuwe kandidaten sneller en soepeler kan verlopen. Met Minggo bespaart de arbeidsbemiddelaar nu veel tijd bij het automatisch opvragen van belangrijke informatie en documenten die kandidaten zelf digitaal invoeren.

"Documenten en ontbrekende informatie worden automatisch opgevraagd zodat de recruiter zich kan focussen op de kandidaat."

Didier De Winne

Business Process Manager bij Synergie Belgium

Uitdaging: handmatig gegevens opvragen kost te veel tijd

Synergie Belgium is een uitzendbureau met ruim 70 kantoren en inhouse teams bij bedrijven in België. Dagelijks stelt zij vanuit al deze vestigingen ruim 5500 medewerkers tewerk.

Synergie ontvangt als succesvolle arbeidsbemiddelaar dagelijks veel sollicitaties van kandidaten die op zoek zijn naar werk. Het probleem waarmee Synergie werd geconfronteerd, was dat de recruiters niet in staat waren om al deze sollicitaties op korte tijd te verwerken. Recruiters moesten alle informatie en documenten handmatig opvragen aan de kandidaat en daarna invoeren in hun ATS Carerix.

“Door het sollicitatieformulier op de website zo kort mogelijk te houden, krijgen we veel sollicitaties binnen,” opent Didier De Winne, Business Process Manager bij Synergie Belgium. “Het nadeel daarvan is dat onze recruiters alle informatie over bijvoorbeeld rijbewijs, ervaring of ploegensystemen achteraf nog moeten opvragen om verder te kunnen met de sollicitant. Daarbij moeten recruiters vaak enkele dagen wachten op een reactie van de kandidaat, waardoor de deadline van sommige vacatures gewoonweg al verstreken werd.”

Synergie zocht naar een manier om sneller en geautomatiseerd informatie op te vragen aan de kandidaat, zonder het sollicitatieformulier onnodig lang te maken. Om dit op te lossen, maakte Synergie een app met Minggo waarin kandidaten hun gegevens en documenten zelf kunnen doorgeven.

Automatisch documenten opvragen

Synergie stuurt nu vanuit hun ATS, Carerix, automatisch een e-mail naar de kandidaat met daarin een overzicht van de informatie de ze al hebben en een link om de ontbrekende informatie en documenten aan te leveren. De link in de mail stuurt de kandidaat naar een pagina waar de kandidaat heel makkelijk foto’s kan nemen van zijn documenten en gegevens kan aanvullen. Nadat de kandidaat gegevens en documenten heeft toegevoegd, krijgen consultants nog de mogelijkheid om de informatie op rechtsgeldigheid te controleren.

Didier De Winne gaat verder: “Het mooie van de app is dat de kandidaat alleen maar de camera op zijn telefoon hoeft te openen en de documenten hoeft te scannen. Het document wordt direct aan het juiste profiel gekoppeld en de recruiter ontvangt een notificatie. Daarmee besparen onze recruiters behoorlijk wat tijd. Pas na definitieve goedkeuring van een consultant slaat Carerix de gegevens op”.

“We hebben nu ook meer tijd voor de kandidaat tijdens een kennismakingsgesprek”, vertelt Didier De Winne. “We hoeven niet naar een rijbewijs of andere documenten te vragen. Die informatie wordt automatisch opgevraagd zodat de recruiter zich kan focussen op de kandidaat.”

"Het mooie van de app is dat de kandidaat alleen maar de camera op zijn telefoon hoeft te openen om documenten te scannen. Het document wordt direct aan het juiste profiel gekoppeld in het ATS. Daarmee besparen onze recruiters heel veel tijd."

Didier De Winne

Business Process Manager bij Synergie Belgium

Slapende kandidaten heractiveren met automatische verzoeken

Synergie zette Minggo ook in om slapende kandidaten te (her)activeren. Didier De Winne geeft aan: “Als je vragen automatiseert als ‘Ben je nog op zoek, in welke sectoren wil je werken, studeer je nog?’, dan krijg je meer zicht op wat de kandidaat wil en kun je de kandidaat beter matchen.”

De bal ligt vervolgens bij de kandidaat, die beslist of hij deze informatie wil delen. Maar de kandidaten die dat doen, kunnen direct mee in sollicitatieprocedures. Bovendien is het zo mogelijk om de competenties vergelijken. Didier De Winne: “Dan zie je dat een heftruckchauffeur ook in aanmerking komt als orderpicker en magazijnmedewerker. We vragen dan meteen of de kandidaat daar interesse in heeft.”

Deze campagne was verreweg de meest succesvolle tot nu toe. Van de 11.000 mails die ze verstuurden, kregen ze een respons van 1.700 studenten. En 900 daarvan waren daadwerkelijk op zoek naar een baan. Dit was een responspercentage van meer dan 8%.

Klantenportaal

Daarnaast wil Synergie ook het klantproces optimaliseren met een klantportaal, waarbij opdrachtgevers snel aanvragen kunnen plaatsen en consultants kandidaten sneller kunnen beoordelen en voorstellen. Een klantportaal geeft de opdrachtgever meer overzicht van de lopende procedures en biedt alle documentatie op één plek.

Didier De Winne: “Vooral bij klanten met planningsuitdagingen, die op maandag in een bepaald tijdslot iemand nodig hebben, wil je snel een aantal kandidaatsuggesties geven. Waarbij je aangeeft wie er al eerder voor de klant heeft gewerkt en wie al gescreend is”.

Social media campagne voor schoolverlaters

Enkele maanden voor het einde van het schooljaar, lanceerde Synergie een succesvolle socialmediacampagne voor studenten die bijna de schoolbanken verlieten. Studenten konden zich vrijblijvend registreren via een op maat gemaakte registratiepagina (van Minggo) voor carrièreadvies en jobsuggesties van Synergie. Wie meedeed, maakte bovendien kans op een luxe cocktailset.

Eigen app zonder IT-ers

Didier De Winne vervolgt: “De reden dat we uiteindelijk voor Minggo kozen, is dat we niet zelf een eigen app wilden ontwikkelen. Met Minggo kunnen we met een beperkt aantal medewerkers met enige IT-kennis relatief snel een app opleveren.”

De impact van Minggo voor Synergie? “Met Minggo zijn we in staat resources vrij te maken”, getuigt Didier De Winne. ”Niet via de traditionele weg, maar juist met slimme oplossingen die snelheid bieden en ervoor zorgen dat onze processen veel efficiënter verlopen. De app draait nog maar net dus het is te vroeg om al conclusies te trekken. Maar wat ik wel zie is dat Minggo er nu al voor gezorgd heeft dat ons proces minder foutgevoelig is”.

De voordelen van Minggo volgens Synergie

Open communicatie
De samenwerking met Minggo verloopt heel soepel, de communicatie is snel en open, Minggo staat ook open voor opbouwende feedback. Minggo denkt mee en groeit mee op basis van de wensen.

Eenvoudig apps lanceren
Minggo is een laagdrempelige oplossing om een app te lanceren en eenvoudig te testen. Bij maatwerktrajecten heb je meer mensen nodig, dat moet ontwikkeld en uitgebreider getest worden. Minggo stelt je in staat zelf aan de knoppen te draaien. Bovendien is de doorlooptijd veel korter en dat geeft snelheid.

Over Synergie Belgium

Synergie Belgium is een HR-dienstverlener met meer dan 70 kantoren en inhouse teams in bedrijven. Het rekruteringsbedrijf bestaat in België al meer dan 25 jaar en kent vier gespecialiseerde afdelingen: Interim, Careers, Construct en S&you. Allemaal gericht op één doel: de juiste persoon op de juiste werkplek. Synergie Belgium maakt deel uit van een internationaal netwerk Synergie, met 750 vestigingen in 17 landen en 4400 medewerkers.