Uitzendbureau Werkers wilde sneller contracten kunnen aanmaken en verlengen voor de honderden seizoensarbeiders die dagelijks in de tuinbouw aan het werk zijn. Met hun client portal van Minggo is contracten aanmaken en verlengen nu kinderspel.

WERKERS is een Belgische arbeidsbemiddelaar gespecialiseerd in de tuin- en landbouw. Een unieke sector die zorgt voor heel wat seizoensarbeiders, korte contracten en buitenlandse kandidaten. De dynamiek van seizoensarbeidbemiddeling is fors, het gaat met pieken en dalen.

Geregeld hebben we te maken met een enorme piekaanvraag waarbij in één keer een grote groep kandidaten wordt ingepland”, vertelt Bart Van Weyenberg, adjunct-directeur bij WERKERS. “Dan moeten onze recruiters alles in één keer administratief verwerken. In veel gevallen betreft het een verlenging van het bestaande contract, maar vaak is er ook een nieuw contract nodig.”

“Omdat onze kandidaten soms dagelijks bij andere bedrijven worden gecontracteerd, gaat er veel tijd in administratieve handelingen zitten”, vertelt Bart Van Weyenberg, adjunct-directeur bij WERKERS. “ Zeker in bepaalde periodes van het jaar wordt het administratief werk te veel. Dan hebben we soms te maken met een piekaanvraag waarbij in één keer een grote groep van kandidaten wordt ingepland. Onze recruiters moeten dan heel snel alles in één keer administratief verwerken. In veel gevallen betreft het een verlenging van het bestaande contract, maar vaak is er ook een nieuw contract nodig.”

Meer dan automatisering van mid-en backoffice

WERKERS was op zoek naar software die het hele wervingsproces ondersteunt én haar opdrachtgevers meer regie geeft. Bart Van Weyenberg vervolgt: “We wilden software die de mid-en backoffice automatiseert en daarnaast ook klantportalen mogelijk maakt. Want we willen onze opdrachtgevers veel regie geven, en daarvoor is een klantportaal onmisbaar.” Zo viel de keuze op een samenwerking tussen Bright Staffing, gespecialiseerd in seizoenscontracten. En Minggo, aanbieder van klant- en kandidatenportalen die geïntegreerd zijn met ATS Carerix. Want de eerste uitdaging was vooral het technische landschap digitaliseren en moderniseren.

“Met een QR-code schrijven kandidaten zich nu zelf bij ons in, waardoor het administratief gedoe sneller verloopt en er meer tijd overblijft voor een interview."

Bart Van Weyenberg

Adjunct-directeur Uitzenden bij WERKERS

Klantportaal geeft opdrachtgever de regie over contracten

Een eerste stap waarmee WERKERS handmatig werk kon reduceren, was met de inschrijvingsapp van Minggo. “Met een QR-code schrijven kandidaten zich nu zelf bij ons in,” vertelt Bart Van Weyenberg. “Daardoor hebben recruiters nu meer tijd voor interviews en persoonlijk contact, omdat ze minder administratieve handelingen hoeven te verrichten.”

“Het klantportaal maakt het onze opdrachtgevers zo gemakkelijk mogelijk”, zo gaat Bart Van Weyenberg verder. “Opdrachtgevers kunnen zelf een selectie maken, kandidaten inplannen en het bijbehorende contract aanmaken. Dat was een bewuste keuze, we willen dat onze opdrachtgevers in control zijn. Als een kandidaat niet komt opdagen op de werkvloer of er moet last-minute een contract gemaakt worden, dan kan de opdrachtgever dat makkelijk zelf in orde brengen.”

Prestaties realtime zichtbaar via klantportaal

Niet alleen de contractfase is nu vergaand gedigitaliseerd. Ook de prestaties zijn zichtbaar in het klantportaal. Bart Van Weyenberg vervolgt: “Opdrachtgevers hoeven alleen maar de gewerkte uren in te vullen. Er is minimale ballast van bijkomende kosten, want die staan allemaal al goed ingericht en gekoppeld aan de profielen.”

Inmiddels telt WERKERS tientallen veelgebruikers van de klantportalen. Dit zijn vooral partijen die op zeer onregelmatige basis werken, zoals met studenten of bijverdieners.

Bart Van Weyenberg: ”We zijn heel verrast hoe goed opdrachtgevers dit oppakken. Zowel rondom de facturatie als in de contractfase. Onze belangrijkste besparingspost is momenteel ‘post en verzending’. Voorheen verstuurden we facturen en contracten allemaal per post, nu doen we dat alleen nog maar digitaal. Dat zien we duidelijk terug in de snelheid waarmee de prestaties zichtbaar zijn. Voorheen moesten we hier veel meer achteraan. Dit geeft ons veel tijdswinst en een betere datakwaliteit om als business op te sturen. De dagen op kantoor zijn heel schaars geworden.”

“Voorheen verstuurden we facturen en contracten allemaal per post, nu doen we dat alleen nog maar digitaal. Dat zien we duidelijk terug in de snelheid waarmee de prestaties zichtbaar zijn. Dit geeft ons veel tijdswinst en een betere datakwaliteit om als business op te sturen."

Bart Van Weyenberg

Adjunct-directeur Uitzenden bij WERKERS

Klantportaal volledig responsive: ideaal voor werken op afstand

Een laatste belangrijk aspect aan het klantportaal is dat het volledig responsive is. Bart Van Weyenberg: “Of je het klantportaal nu benadert via een desktop, tablet of smartphone, alles ziet er goed uit en past zich aan. En dat is essentieel, want onze opdrachtgevers in de tuinbouw zitten overal, behalve achter een bureau.“

In de toekomst ziet WERKERS markt in de groene sector door opdrachtgevers via Minggo in staat te stellen vanuit de app te communiceren met een groep van medewerkers. Bijvoorbeeld met de hele groep die op zaterdag aan het werk is.

Bart Van Weyenberg: “Het zou fantastisch zijn als we met studenten op een andere manier kunnen communiceren dan door te bellen, wat we nu veel doen. Studenten nemen tijdens schooluren geen telefoon op. En sowieso communiceert deze generatie liever digitaal. Idealiter triggert de aanmaak van een contract in de toekomst een aantal andere acties.”

Het voordeel van de combinatie Minggo en Bright Staffing

De samenwerking met Minggo en Bright Staffing had een duidelijke meerwaarde voor WERKERS. Omdat zij werken met dagcontracten, zijn er vele contractverlengingen nodig waar Bright Staffing een simpele oplossing voor had. De data uit ATS Carerix en Bright Staffing worden allebei zichtbaar in Minggo.

Bart Van Weyenberg besluit: ”Minggo had de regie in dit project en is er goed in geslaagd alle partijen aan tafel te krijgen en snel in te spelen op zaken. Het project verliep goed, binnen de tijd en het beloofde budget. Ik wil een dergelijk project niet ieder jaar doen, het kost toch productiviteit van mezelf en van mijn mensen. Maar onze opdrachtgevers hebben regie, de prestaties komen sneller binnen en ook voor kandidaten komt de digitaliseringsflow nu op gang.”

Over WERKERS

Binnen de brede sector van de land- en tuinbouw in Vlaanderen zijn de verschillende diensten van WERKERS al vele jaren een begrip. Het aanbod van WERKERS omvat een ruime waaier van diensten: seizoen- en uitzendarbeid, agrarisch aannemingswerk, gespecialiseerde landbouwdiensten, landschapsonderhoud, de inzet van vervangend personeel via hun unieke bedrijfshulpverzekering en algemene HR-services.