Hoe zorg je ervoor dat plaatsingsdata altijd volledig is én automatisch doorstroomt van je ATS naar je financiële applicatie? Immens realiseerde het met Minggo: een slimme workflow met formulieren én een naadloze integratie tussen Carerix en Exact.

Over Immens

Bij Immens draait alles om mensen blij maken. Of dat nu een opdrachtgever is die snel een ervaren interim-professional zoekt, of een kandidaat die nood heeft aan een nieuwe opdracht, persoonlijk contact en een no-nonsense mentaliteit zit in alles wat ze doen. Die mensgerichtheid nemen ze ook graag mee in al hun processen. Efficiënt, duidelijk en zonder gedoe.

De uitdaging

Hoewel Immens al enkele jaren met Minggo werkt om recruitmentprocessen te optimaliseren (lees daarover meer in dit artikel), merkten ze dat vooral het contracting- en facturatieproces nog efficiënter kon.

“Het verzamelen van plaatsingsgegevens bij opdrachtgevers en kandidaten gebeurde via een Word-formulier dat per mail werd verstuurd”, vertelt Richard de Vries, co-eigenaar van Immens. “We moesten wachten tot de kandidaat en opdrachtgever dit document hadden ingevuld en terug bezorgden per mail. Vervolgens voerde onze backoffice alle gegevens handmatig in in ons ATS, Carerix. Het hele proces kostte behoorlijk wat tijd voordat plaatsingen afgerond waren en contracten en facturen konden worden verstuurd.”

Bovendien verliep het doorzetten van correcte data naar de financiële applicatie omslachtig. Dat betekende: extra controles, risico op fouten en onnodige vertraging.

De oplossing: slimme formulieren + integratie

Immens creëerde met Minggo een digitale workflow die drie elementen combineert: overzicht, digitale formulieren én integratie tussen systemen.

1. Overzicht plaatsingsgegevens in het ATS.

Immens maakt met Minggo een Plaatsinggegevens overzicht in Carerix, en dat voor de verschillende contracttypes. Recruiters zien nu in één oogopslag:

Welke gegevens voor contractering en facturatie al aanwezig zijn.
Welke informatie nog ontbreekt.
Indien alle info compleet is, verschijnt er een groene kop ‘stuur de gegevens door naar Exact’.
Indien er nog informatie ontbreekt, verschijnt er een rode knop ‘vraag info op bij klant / kandidaat’. Daarbij wordt er automatisch een formulier verstuurd naar de klant of kandidaat om gegevens op te vragen (zie volgende stap).

2. Slim formulier voor opdrachtgever en kandidaat

Als er nog plaatsingsinfo ontbreekt voor de facturatie en contracting, kan de recruiter vanuit het overzicht met één knop ontbrekende gegevens opvragen bij de kandidaat of opdrachtgever.

Er gaat automatisch een mail uit naar de opdrachtgever of kandidaat met daarin een link naar het online formulier.
In het online formulier kan de kandidaat of opdrachtgever makkelijk alle ontbrekende gegevens aanvullen en controleren.
Nieuwe of aangepaste informatie wordt automatisch in het ATS aangevuld, waardoor handmatige invoer overbodig is.

3. Integratie met Exact en Carerix.

Zodra alle gegevens compleet zijn, kan de recruiter de data correct via één klik op de knop doorsturen naar de financiële applicatie, Exact.

Dat betekent: Geen dubbele invoer, geen verschillen tussen systemen en altijd correcte data in zowel ATS als financiële applicatie. Vervolgstappen zoals contractering en facturatie kunnen daardoor soepel verlopen.

“Met Minggo zorgen we voor een efficiëntere en gebruikersvriendelijke werkwijze om de plaatsingdata te completeren”, vertelt Richard de Vries. “Contracten en facturatie gaan altijd meteen goed.”

De voordelen

De nieuwe werkwijze is efficiënter, overzichtelijker en prettiger voor iedereen.

In één oogopslag ziet de backoffice welke gegevens ontbreken of al beschikbaar zijn.
Klanten en kandidaten vullen informatie eenvoudig aan via het Minggo-formulier.
Data wordt automatisch en correct gesynchroniseerd tussen het formulier, het ATS en de financiële applicatie.
Het formulier is volledig in de herkenbare branding en persoonlijke touch van Immens.

Zoals Richard samenvat: “Het proces is leuker en sneller geworden. In één oogopslag zie je in de backoffice dat alle data aanwezig is om overeenkomsten en facturen te maken. We hoeven gegevens niet meer handmatig dubbel vast te leggen.”

Benieuwd hoe je met Minggo integraties aan de slag gaat? Plan een demo in.