Recruitmentbureau Immens optimaliseert met Minggo non-stop haar processen. Van automatisch beschikbaarheden opvragen en kandidaten voorstellen tot slimme vacaturepagina’s.

Hoe een klein Interim en werving-en selectiebureau uit Groningen opvallend veel finance & control professionals weet te plaatsen? “Door continu processen te optimaliseren.” Anneli Schenkel, teamleider recruitment bij recruitmentbureau Immens, vertelt hoe ze met Minggo non-stop optimaliseren én zo van 96% van de kandidaten altijd een actuele beschikbaarheid kent.

Wat wilden jullie optimaliseren?

Anneli Schenkel: “Bij Immens kijken we veel meer dan andere bureaus hoe we onze processen sneller en slimmer kunnen maken. Voor de kandidaat én voor onszelf. Zo hadden we bijvoorbeeld al een portaal, maar daarbij moesten kandidaten opnieuw inloggen en hun wachtwoord en gebruikersnaam onthouden. Waarom zouden ze dat doen? Wat Minggo voor ons zo aantrekkelijk maakte, is dat je eenvoudig een link kunt sturen, zonder login. Mensen kunnen gewoon een paar vragen beantwoorden en klaar. Het wordt de kandidaat heel gemakkelijk gemaakt.”

“Ook het verkrijgen van de beschikbaarheden van kandidaten kon veel efficiënter. De recruiter moest eerst in het ATS op zoek gaan welke kandidaten geen actuele beschikbaarheidsdatum hadden, daarna handmatig een e-mail sturen om de beschikbaarheidsdatum op te vragen en dan later, na reactie van de kandidaat, de datum in het ATS invoeren.”

“Dit lijkt niet veel werk voor één kandidaat, maar als je dat voor 100 kandidaten moet doen, ben je heel wat tijd kwijt. We zagen dat je met Minggo veel efficiënter flows kunt digitaliseren en gegevens kunt opvragen, dus gingen we aan de slag met het maken van automatiseringen met het Minggo-platform.”

Waarvoor zetten jullie Minggo in?

Supersnel beschikbaarbaarheden opvragen

Anneli: “We gebruiken Minggo om verschillende zaken efficiënter te maken, maar de belangrijkste digitalisering is toch wel het opvragen van de beschikbaarheidsdatum van onze interim-professionals. We hadden heel wat kandidaten in de database met een oude beschikbaarheidsdatum, soms wel uit 2017. Het was heel moeilijk om deze kandidaten mee te krijgen. Nu wordt er vanuit het ATS automatisch een bericht naar de interim-professional gestuurd met de boodschap: ‘We hebben deze datum staan als jouw beschikbaarheidsdatum. Klopt die niet meer? Klik hier om het te updaten’, met de link naar het Minggo-formulier.”

“Door dit te doen, hebben we van 96% van de database een actuele en correcte beschikbaarheid. Daardoor komen kandidaten weer op de voorgrond die we vergeten waren en niet meer aan vacatures koppelden. Nu zie je: ‘hey, deze kandidaat is beschikbaar’, je bekijkt het CV en ziet dat het best een interessante kandidaat is die gewoon in je ATS zat. Op die manier kom je weer nieuwe parels tegen in je eigen ATS.”

Vlotter sollicitatiegesprek met het Intakeformulier

Anneli: “Onze recruiters moesten tijdens een gesprek met de kandidaat op heel veel verschillende plekken en tabs in het ATS informatie wegschrijven. Een hele zoektocht was het. Omdat de invulvelden op zoveel verschillende plekken stonden, werd er vaak een veld vergeten of maar half ingevuld.”

“Daarom maakten we met Minggo een handig intakeformulier voor de recruiter waarin alle belangrijke vragen die hij tijdens het gesprek moet invullen, op één plek staan. Nadat de recruiter het formulier heeft ingevuld, worden alle gegevens automatisch in de verschillende velden in Carerix ingevuld. Het helpt enorm om complete gegevens in Carerix te hebben en het geeft de recruiter meer overzicht. De recruiter weet zo: ‘ik moet deze 10 stappen invullen en dan heb ik zeker alle belangrijke informatie van de kandidaat’.”

“In de toekomst willen we het intake-formulier op het einde van het gesprek samen met de kandidaat overlopen: ‘Ik heb genoteerd dat je deze diploma’s bezit en dat we je voor deze drie functies mogen benaderen.’ Zo kan de kandidaat checken of alles klopt en kun je het gesprek goed afsluiten. Zonder een mooi Minggo-formulier konden we dit niet doen, want in het ATS zelf staat de informatie niet op één plek en klopt de branding niet.”

Opdrachtgevers in de verf zetten met een specifieke vacaturepagina

Anneli: “Vaak moeten we meerdere rollen invullen voor één opdrachtgever. Om zo’n opdrachtgever extra in de verf te zetten en doelgerichte campagnes te doen, wilden we al hun vacatures bundelen op één webpagina met extra informatie. Dit was niet mogelijk op onze vacaturewebsite. Gelukkig biedt Minggo nu de oplossing. Met Minggo kunnen we speciale vacaturepagina’s aanmaken voor elke opdrachtgever, inclusief hun branding, foto’s en relevante informatie. Deze pagina’s worden naadloos geïntegreerd in onze website en ATS, waardoor het hele proces efficiënter verloopt.”

Kerstpakketten afleveren met de Adrescheck

Anneli: “We gebruiken Minggo om zelfs de kleinste dingen efficiënter te laten verlopen. Zo hebben we met Kerst de Adrescheck gemaakt voor het bezorgen van de kerstpakketten. Er werd een bericht gestuurd naar alle interim-professionals met daarin hun adres en de vraag of dat adres nog klopt. Zo niet, dan kon de interim-professional het adres eenvoudig aanpassen via de link. Op die manier konden we alle kerstpakketten op het juiste adres afleveren.”

Ook voor klanten kan het veel makkelijker

Anneli: “Nu we Minggo hebben, zien we heel veel mogelijkheden om te optimaliseren. Een opsomming van onze toekomstplannen.”

Nieuwe opdrachten doorgeven
“Binnenkort zullen we ook het proces met opdrachtgevers vereenvoudigen met Minggo. Zo gaan we een Vacature Intakeformulier maken zodat opdrachtgevers makkelijk nieuwe vacatures kunnen doorgeven.”
Kandidaten voorstellen
“We willen kandidaten introduceren bij opdrachtgevers door middel van een link naar een Minggo- pagina. Op deze pagina hebben opdrachtgevers toegang tot alle relevante informatie, inclusief CV’s, van interessante kandidaten.”
Korter sollicitatieformulier + profielverrijking
“Daarnaast willen we ons sollicitatieformulier inkorten en via Minggo direct na de sollicitatie automatisch gegevens opvragen. Bijvoorbeeld: ‘Hi, je hebt gesolliciteerd. Kun je deze vragen nog beantwoorden: Wat zijn je gewenste functies? Kun je een recent CV uploaden?’ De vragen kunnen we afhankelijk van de vacature, aanpassen.”

Wat is het voordeel van Minggo?

“Het is gewoon veel makkelijker geworden”

Anneli: “Kandidaten reageren heel enthousiast op deze nieuwe manier van gegevens opvragen, ze geven er zelfs spontaan complimenten over. Het is gewoon ook veel makkelijker geworden voor de kandidaat: alles wat Immens al over hen weet, staat er al en ze moeten enkel nog een kleine aanpassing doen als iets niet klopt. Doordat alle pagina’s heel mooi aangepast zijn in de uitstraling van Immens, zien kandidaten ook meteen: ‘ah, dat is van Immens, die kennen we’. Het verschil zit soms in de details.”

Anneli: “Ook onze recruiters zien de voordelen. Door het Intakeformulier kunnen ze zich meer focussen op de kandidaat tijdens het gesprek in plaats van te zoeken naar het juiste veld in het ATS. Ook de nieuwe manier van beschikbaarheden opvragen bespaart hen een pak handmatig werk. En doordat 96% van de kandidaatprofielen in het ATS actueel zijn, zien recruiters nu veel beter wat we in huis hebben en dat helpt bij het invullen van vacatures.“

Vlot met Minggo aan de slag

Anneli: “Voordat we met Minggo zelf pagina’s konden bouwen, kregen we een korte training. Die was heel leuk en nuttig. Je kunt tijdens de training al meteen pagina’s maken en testen. En ook daarna helpen ze je verder: als ik een vraag heb, dan kan ik die gewoon stellen via het Minggo platform en krijg ik meteen een uitgebreid antwoord.”