XTRA is al jaren een vaste waarde in HR-land. Waar veel bedrijven nog worstelen met de administratieve rompslomp rondom loonadministratie, maakte XTRA eenvoudig een payroll app met de appbuilder van Minggo. Het resultaat? Een tijdsbesparing van 18 minuten per kandidaat én een vlottere ervaring voor klanten en kandidaten.

Weg met papieren payroll administratie

Nieuwe mensen aannemen is leuk. Tot de papieren rompslomp begint: formulieren die terugkomen met fouten, ontbrekende gegevens en telefoontjes heen en weer. Precies dát wilde XTRA oplossen.

Tot voor kort ging de inschrijving van nieuwe medewerkers bij de klanten van XTRA nog op de klassieke manier. Klanten ontvingen een Word-document of print, dat ingevuld moest worden door de kandidaat. Klinkt simpel, maar in de praktijk liep het vaak spaak:

velden die leeg bleven
typfouten die pas later opdoken
onleesbaar handschrift
en belrondes om ontbrekende info alsnog op te vragen

“Alles gebeurde handmatig. Daardoor duurde het te lang en ging er veel tijd verloren aan checken, corrigeren en terugkoppelen. Terwijl je op dat moment juist snelheid en duidelijkheid wilt,” vertelt Danielle, Recruitment Software Analyst bij XTRA. Een inefficiënt proces dus, dat vroeg om een slimme, schaalbare oplossing.

De oplossing: een payroll-app die werkt voor iedereen

XTRA creëerde met Minggo eenvoudig een payroll-app die het hele inschrijfproces digitaliseert. Hoe werkt het? Elke klant krijgt een formulier volledig in eigen huisstijl, alsof ze hun eigen applicatie hebben. Kandidaten openen het formulier eenvoudig via QR-code of link, vullen 1x hun gegevens in en kunnen meteen alle documenten uploaden.

Zodra de kandidaat is ingeschreven, ontvangt de klant automatisch een melding en kunnen ze de contractinformatie invullen (startdatum, loon, enz.). Het kantoor krijgt een seintje wanneer álle info compleet is, zodat ze meteen het contract kunnen opmaken.

“Het formulier bevat alles wat wij nodig hebben. Klanten kunnen het contract direct doorsturen met de juiste gegevens en startdatum. Dat maakt het proces veel sneller én betrouwbaarder,” aldus Danielle.

Daar blijft het niet bij: de inschrijving wordt automatisch doorgestuurd naar Prato (backoffice), waar het contract direct kan worden opgesteld. Geen heen-en-weer meer, maar een strak en foutloos proces.

18 minuten tijdswinst per kandidaat

1. Enorm verschil in workload
Doordat gegevens niet meer handmatig hoeven te worden ingevoerd, besparen de kantoren van XTRA gemiddeld 15 tot 18 minuten per kandidaat. “Voor recruiters is het een enorm verschil in workload”, zegt Daniëlle. “Ze hoeven niet veel meer te doen om een contract op te maken.” Zo kan XTRA ook grote payroll-klanten probleemloos bedienen, zonder extra druk op de kantoren.

2. Klant heeft een formulier in eigen huisstijl
Elke klant krijgt een formulier volledig in eigen huisstijl, wat heel makkelijk te realiseren is met de thema’s van Minggo. Daardoor voelt het alsof er speciaal voor hen een app is ontwikkeld. Dat zorgt voor herkenning en een prettige ervaring. De klant geeft ook aan tijdswinst te ervaren met de payroll app.

3. Betere datakwaliteit en transparantie
Alle gegevens komen direct in het ATS terecht, gekoppeld aan het juiste kantoor en de juiste consultant. Compleet, correct en direct bruikbaar. “We hoeven niets meer handmatig in te voeren. Alles is traceerbaar en foutloos,” legt Danielle uit.

Efficiëntie en beleving hand in hand

Met de payroll-app heeft XTRA een proces dat vroeger traag en foutgevoelig was omgezet in een snelle, transparante en schaalbare workflow. Kandidaten ervaren een eenvoudige onboarding, klanten voelen zich extra goed bediend en de kantoren besparen kostbare tijd. Of het nu gaat om één medewerker of honderden tegelijk: XTRA kan het nu moeiteloos aan. Ook jouw onboarding sneller, makkelijker en foutloos maken?

Minggo helpt je om complexe processen om te zetten in slimme apps die klanten, kandidaten én medewerkers blij maken. Neem contact met ons op en ontdek wat er voor jouw organisatie mogelijk is.