Als recruitmentbureau weet je dat het kandidatenproces, van sollicitatie tot contract, heel wat tijd en handmatig werk vergt. Er wordt heen en weer gebeld en gemaild tussen de recruiter en de kandidaat om alles te regelen. Hoe zorg je dat het instroomproces van nieuwe kandidaten sneller en efficiënter verloopt? Zes voorbeelden uit de praktijk.

1. Microconversie van registratie en jobbeurs

Registratieformulieren zijn een handig instrument om op een evenement, zoals een jobbeurs of een afterwork, in korte tijd veel nieuw talent te converteren. Om dit efficiënt te laten verlopen, is het raadzaam om je registratieformulier te koppelen aan je ATS. Zo komen kandidaten meteen in het ATS en voorkom je handmatig invoerwerk. Meer weten over hoe een sollicitatie- of registratieformulier dat geïntegreerd is met je ATS?

2. Vul het profiel automatisch aan

Met deze tip los je meteen twee problemen op: het aanvullen van ontbrekende informatie over de kandidaat en het elimineren van niet-geschikte sollicitanten. Want bij elke vacature krijgt een recruiter heel wat sollicitaties binnen van profielen die niet geschikt zijn voor de job. Om te vermijden dat je dit pas in het sollicitatiegesprek ontdekt, kun je na een sollicitatie meteen enkele vragen extra stellen.

Hoe werkt het? Verstuur na sollicitatie meteen een automatische e-mail met een link naar een formulier met gerichte vragen om het profiel van de kandidaat volledig te maken. Vraag niet alleen naar werkervaring, maar ook naar relevante diploma’s, rijbewijzen en andere specifieke vereisten die nodig zijn voor de functie. Zo kun je meteen een stiften en komt de ontbrekende informatie in het ATS.

3. Voorkeuren vastleggen

Wilt de kandidaat liever de dagdienst of de nachtdienst doen? Wilt hij reizen voor het werk? Verzamel informatie over de voorkeuren van de kandidaat, zoals maximale reisafstand naar het werk en beschikbaarheid voor verschillende shifts door een automatische e-mail te sturen meteen na sollicitatie of op een ander gekozen moment. Dit helpt om de juiste match te maken tussen kandidaat en functie en voorkomt onnodige communicatie over niet-passende vacatures.

4. Efficiënt documenten opvragen

Om een contract op te maken heb je natuurlijk de juiste documenten nodig, zoals diploma’s, ID of certificaten. Bij veel bureaus vraagt de recruiter hier per mail of tijdens het sollicitatiegesprek naar en plaatst hij het daarna handmatig in het ATS. Die aanpak heeft veel nadelen: documenten komen in de mailbox van recruiters terecht (niet GDPR-conform), de recruiter heeft veel administratief werk én kandidaten reageren pas na enkele dagen op de e-mail.

Recruitmentbureau Synergie pakt het daarom anders aan: het bureau verstuurt automatisch een e-mail naar de kandidaat met de vraag om de ontbrekende documenten via de link te uploaden. De link in de mail stuurt de kandidaat naar een pagina waar de kandidaat heel makkelijk zijn document kan uploaden of er een foto van kan nemen. Nadat de kandidaat zijn documenten heeft toegevoegd, komt het document in het ATS terecht en krijgen de recruiters een melding om de documenten te controleren.

Didier De Winne van Synergie over de Minggo Document Uploader: “Het mooie is dat de kandidaat alleen maar de camera op zijn telefoon hoeft te openen en de documenten hoeft te scannen. Deze gegevens worden direct aan het juiste profiel gekoppeld en de recruiter ontvangt een notificatie. Daarmee besparen onze recruiters behoorlijk wat tijd. Ook merken we dat kandidaten nu veel sneller hun documenten aanleveren, omdat het veel makkelijker geworden is.”

Meer weten over de aanpak van Synergie? Lees de casestudy.

5. Beschikbaarheid opvragen

Vanaf wanneer is de sollicitant beschikbaar? Vraag de kandidaat meteen na sollicitatie naar zijn of haar beschikbaarheid voor een startdatum. Door dit vroegtijdig te weten, kun je het proces beter plannen en onnodige vertragingen voorkomen.

Werk je met interimmers die je vaak op meerdere opdrachten per jaar tewerkstelt? Dan is het handig om de beschikbaarheid regelmatig op te vragen zodat je weet wanneer je uitzendkracht weer beschikbaar is. Het Groningse interimbureau Immens heeft door deze aanpak een correcte en actuele beschikbaarheidsdatum van 96% van de kandidaten in het ATS.

En dat met een simpele aanpak: er wordt vanuit het ATS automatisch een bericht naar de uitzendkracht gestuurd met de boodschap: ‘We hebben deze datum staan als jouw beschikbaarheidsdatum. Klopt die niet meer? Klik hier om het te updaten, met de link naar het (Minggo)-formulier. Lees alles over de case van Immens.

6. Inplannen sollicitatiegesprek

Grote kans dat jouw recruiters de kandidaat handmatig mailen of opbellen om een sollicitatiegesprek in te plannen. Dat kan makkelijker: bied kandidaten de mogelijkheid om zelf hun gesprek in te plannen via een link naar een online agenda-systeem. Afhankelijk van je kandidatenproces, kan je de mail automatisch versturen nadat de kandidaat een assessment heeft ingevuld, een document heeft geüpload of de recruiter het aangeeft in het ATS.

Door deze tips toe te passen, kun je de time-to-hire aanzienlijk verkorten. Met Minggo kun je heel eenvoudig digitaal gegevens opvragen, sollicitatiegesprekken inplannen, documenten opvragen en meer. Bekijk de demo-video en kom te weten hoe Minggo werkt.