6 tips om de time-to-hire te verkorten

Hoeveel dagen heeft jouw organisatie gemiddeld nodig vanaf de vacature-aanvraag van een klant tot het plaatsen van een kandidaat? Het aantal dagen dat je hiervoor nodig hebt, heet de time-to-hire. De time-to-hire is een belangrijke maatstaf geworden voor het succes van een recruitmentbureau. Hoe korter die time-to-hire is, hoe beter.

Voordelen van een korte time-to-hire

Waarom moet je time-to-hire zo kort mogelijk zijn? De belangrijkste reden hiervoor is de concurrentiestrijd om de kandidaat. Uit onderzoek van Robert Half blijkt dat 57% van de werkzoekenden hun interesse in een baan verliest als het sollicitatieproces te lang duurt.

Daarnaast is een lange time-to-hire negatief voor de klant. De klant heeft immers snel een nieuwe medewerker nodig. Daarbij is elke dag van belang. Wanneer jij als recruitmentbureau gemiddeld 3 dagen sneller een kandidaat kunt plaatsen dan jouw concurrent, dan zullen bedrijven sneller bij jou aankloppen voor hun recruitmentnoden.

Verder is het natuurlijk vooral ook voordelig voor jouw eigen organisatie om de time-to-hire in te korten. Sneller een kandidaat vinden, betekent een efficiënter proces en sneller inkomsten generen.

Een korte time-to-hire heeft dus alleen maar voordelen. In dit artikel nemen we je graag mee in de verschillende beschikbare oplossingen.

1. Breng het recruitmentproces in kaart

Om de time-to-hire te kunnen verkorten, moet je uiteraard weten hoe de huidige time-to-hire tot stand komt. Uit welke stappen bestaat jouw recruitmentproces en hoe lang duurt elke stap? Wanneer je dit visueel uittekent, merk je al snel welke processtappen te veel tijd in beslag nemen en ingekort kunnen worden. Is er sprake van één gestructureerd standaardproces dat bruikbaar is voor elke nieuwe kandidaat, of is het aannemen van elke werknemer een maatwerktraject? Bepaal welke stappen goed verlopen en wat geoptimaliseerd moet worden.

2. Automatiseer marketingcampagnes

Het handmatig opzetten en inplannen van wervingscampagnes kost veel tijd en levert meestal geen optimale resultaten op. Veel beter is het automatiseren van marketingcampagnes, wat met  moderne apps en tools stukken makkelijker is dan vroeger.

De meest eenvoudige manier van het automatiseren van marketingcampagnes is door vacatures na aanmaak in het ATS, automatisch door te plaatsen naar vacaturesites.

Of maak gebruik van programmatic advertising, waarbij automatisch het perfecte moment wordt gekozen om een kandidaat te benaderen met een voor hem interessante boodschap.

Hoe werkt de time-to-hire verkorten via programmatic advertising? Een paar concrete voorbeelden:

• Een geautomatiseerd systeem voor marketingcampagnes vertelt op welke websites en sociale media-kanalen de interessante kandidaten actief zijn.
• Aan potentiële kandidaten wordt een passende advertentie getoond nadat ze op een banensite hebben gezocht naar een bepaalde zoekterm.
• Apps kunnen zelfstandig advertentieruimte inkopen en vullen binnen de grenzen van een marketingbudget.
• De resultaten van elke campagne worden automatisch geanalyseerd en komen in een overzichtelijke database terecht. Hierdoor is het mogelijk om toekomstige campagnes nog gerichter te maken.

3. Creëer specifieke sollicitatiepagina’s 

Om kandidaten sneller te converteren en social campagnes te optimaliseren, is het inzetten van een speciale sollicitatiepagina met een formulier waarin je meteen de juiste vragen stelt, aan te raden. Zo verzamel je tijdens de sollicitatie al de juiste en relevante kandidaatgegevens die verderop in het proces van pas komen. En die je dan niet steeds opnieuw hoeft uit te vragen.

Daarnaast kun je een aangepaste sollicitatiepagina volledig optimaliseren met de juiste tekst, kleuren en foto’s om je doelgroep zo goed mogelijk aan te spreken en de conversie te verhogen.

4. Zoek automatisch naar kandidaten in de database

Een gemiddelde vacaturesite bevat, ook in deze tijden van personeelsschaarste, duizenden kandidaatprofielen. Handmatig op zoek gaan naar de juiste mensen is zelfs voor een ervaren recruitmentbureau een uitdaging.

De time-to-hire verkorten op dit onderdeel doe je door na aanmaak van de vacature, automatisch in de database te zoeken naar kandidaten met een geschikt profiel.

5. Optimaliseer de database

Om vacatures sneller te matchen aan kandidaten uit de database, is het cruciaal dat jouw database ook op orde is. Bevat het de juiste en actuele informatie over de kandidaten? Zijn alle kandidaten in de database relevant en ingedeeld in talentpools?

Een handige manier om de database continu te optimaliseren, is met de inzet van de recruitmentsoftware Minggo. Door Minggo aan het ATS en andere software te koppelen, zal de kandidaat automatisch gevraagd worden naar de informatie die nog ontbreekt in de database. Bijvoorbeeld: ‘wil je graag in ploegen werken?’ Het voordeel is dat Minggo op een heel intuïtieve en gebruiksvriendelijke manier vragen stelt, zodat de kandidaat ook daadwerkelijk een antwoord geeft.

6. Automatiseer assessments en screenings

Assessments als vragenlijsten, persoonlijkheidstesten en cognitieve vaardigheidstesten hebben een bewezen grote meerwaarde om de ideale kandidaten voor een functie te selecteren. Ze vergroten echter ook de tijd die het kost om die kandidaten te vinden.

Het aanbieden, invullen en verwerken van een gemiddelde vaardigheidstest kost 1 tot 4 dagen. Een screening waarbij je kijkt naar diploma’s, referenties, persoonlijke situatie, negatieve publiciteit enzovoort kan zelfs nog veel langer in beslag nemen.

Ook hier is de time-to-hire verkorten mogelijk door de testen en screenings voor een groot deel automatisch te laten verlopen. Zorg ervoor dat je sollicitant meteen na sollicitatie een assessment kan invullen of via e-mail een link ontvangt om het assessment in te vullen wanneer het hem uitkomt. Dit kan eenvoudig met bijvoorbeeld Minggo. 

7. Plan afspraken automatisch in

Voor het inplannen van een sollicitatiegesprek tussen de kandidaat en recruiter zijn vaak meerdere e-mails of telefoontjes nodig. Vereenvoudig en versnel dit met een digitale interview planner. Hiermee kan de kandidaat digitaal een beschikbaar moment kiezen uit de online agenda van de recruiter. Dit kan eenvoudig door Minggo aan het ATS of de agenda te koppelen.

8. Beschikbaarheden doorgeven 

Hetzelfde geldt voor de beschikbaarheden van de kandidaat. Vraag dit niet via e-mail, maar geef hem toegang tot een digitale planner waarin hij zelf kan aanduiden wanneer hij beschikbaar is om te werken. Dat gaat veel sneller en verkleint de kans op fouten.

Wil je meer tips over hoe je de time-to-hire verkort? Vraag en demo aan of neem contact met ons op, we denken graag met je mee over de mogelijkheden.