Hoeveel dagen heeft jouw organisatie gemiddeld nodig vanaf de vacature-aanvraag van een klant tot het plaatsen van een kandidaat? Het aantal dagen dat je hiervoor nodig hebt, heet de time-to-hire. De time-to-hire is een belangrijke maatstaf geworden voor het succes van een recruitmentbureau. Hoe korter die time-to-hire is, hoe beter.
Waarom moet je time-to-hire zo kort mogelijk zijn? De belangrijkste reden hiervoor is de concurrentiestrijd om de kandidaat. Uit onderzoek van Robert Half blijkt dat 57% van de werkzoekenden hun interesse in een baan verliest als het sollicitatieproces te lang duurt.
Daarnaast is een lange time-to-hire negatief voor de klant. De klant heeft immers snel een nieuwe medewerker nodig. Daarbij is elke dag van belang. Wanneer jij als recruitmentbureau gemiddeld 3 dagen sneller een kandidaat kunt plaatsen dan jouw concurrent, dan zullen bedrijven sneller bij jou aankloppen voor hun recruitmentnoden.
Verder is het natuurlijk vooral ook voordelig voor jouw eigen organisatie om de time-to-hire in te korten. Sneller een kandidaat vinden, betekent een efficiënter proces en sneller inkomsten generen. Een korte time-to-hire heeft dus alleen maar voordelen. In dit artikel nemen we je graag mee in de verschillende beschikbare oplossingen.
Om kandidaten sneller te converteren en social campagnes te optimaliseren, is het inzetten van een speciale sollicitatiepagina met een formulier waarin je meteen de juiste vragen stelt, aan te raden. Zo verzamel je tijdens de sollicitatie al de juiste en relevante kandidaatgegevens die verderop in het proces van pas komen. En die je dan niet steeds opnieuw hoeft uit te vragen.
Daarnaast kun je een aangepaste sollicitatiepagina volledig optimaliseren met de juiste tekst, kleuren en foto’s om je doelgroep zo goed mogelijk aan te spreken en de conversie te verhogen.
Om vacatures sneller te matchen aan kandidaten uit de database, is het cruciaal dat jouw database ook op orde is. Bevat het de juiste en actuele informatie over de kandidaten? Zijn alle kandidaten in de database relevant en ingedeeld in talentpools?
Een handige manier om de database continu te optimaliseren, is met de inzet van de recruitmentsoftware Minggo. Door Minggo aan het ATS en andere software te koppelen, zal de kandidaat automatisch gevraagd worden naar de informatie die nog ontbreekt in de database. Bijvoorbeeld: ‘wil je graag in ploegen werken?’ Het voordeel is dat Minggo op een heel intuïtieve en gebruiksvriendelijke manier vragen stelt, zodat de kandidaat ook daadwerkelijk een antwoord geeft.
Hetzelfde geldt voor de beschikbaarheden van de kandidaat. Vraag dit niet via e-mail, maar stuur een e-mail met een link waarin hij zelf kan aanduiden wanneer hij beschikbaar is om te werken. Dat gaat veel sneller en verkleint de kans op fouten.
Assessments als vragenlijsten, persoonlijkheidstesten en cognitieve vaardigheidstesten hebben een bewezen grote meerwaarde om de ideale kandidaten voor een functie te selecteren. Ze vergroten echter ook de tijd die het kost om die kandidaten te vinden.
Het aanbieden, invullen en verwerken van een gemiddelde vaardigheidstest kost 1 tot 4 dagen. Een screening waarbij je kijkt naar diploma’s, referenties, persoonlijke situatie, negatieve publiciteit enzovoort kan zelfs nog veel langer in beslag nemen.
Ook hier is de time-to-hire verkorten mogelijk door de testen en screenings voor een groot deel automatisch te laten verlopen. Zorg ervoor dat je sollicitant meteen na sollicitatie een assessment kan invullen of via e-mail een link ontvangt om het assessment in te vullen wanneer het hem uitkomt. Dit kan eenvoudig met bijvoorbeeld Minggo.
Om een contract op te maken heb je natuurlijk de juiste documenten nodig, zoals diploma’s, ID of certificaten. Bij veel bureaus vraagt de recruiter hier per mail of tijdens het sollicitatiegesprek naar en plaatst hij het daarna handmatig in het ATS. Die aanpak heeft veel nadelen: documenten komen in de mailbox van recruiters terecht (niet GDPR-conform), de recruiter heeft veel administratief werk én kandidaten reageren pas na enkele dagen op de e-mail.
Recruitmentbureau Synergie pakt het daarom anders aan: het bureau verstuurt automatisch een e-mail naar de kandidaat met de vraag om de ontbrekende documenten via de link te uploaden. De link in de mail stuurt de kandidaat naar een pagina waar de kandidaat heel makkelijk zijn document kan uploaden of er een foto van kan nemen. Nadat de kandidaat zijn documenten heeft toegevoegd, komt het document in het ATS terecht en krijgen de recruiters een melding om de documenten te controleren.
Didier De Winne van Synergie over de Minggo Document Uploader: “Het mooie is dat de kandidaat alleen maar de camera op zijn telefoon hoeft te openen en de documenten hoeft te scannen. Deze gegevens worden direct aan het juiste profiel gekoppeld en de recruiter ontvangt een notificatie. Daarmee besparen onze recruiters behoorlijk wat tijd. Ook merken we dat kandidaten nu veel sneller hun documenten aanleveren, omdat het veel makkelijker geworden is.”
Meer weten over de aanpak van Synergie? Lees de casestudy.
Voor het inplannen van een sollicitatiegesprek tussen de kandidaat en recruiter zijn vaak meerdere e-mails of telefoontjes nodig. Vereenvoudig en versnel dit met een digitale interview planner. Hiermee kan de kandidaat digitaal een beschikbaar moment kiezen uit de online agenda van de recruiter. Dit kan eenvoudig door Minggo aan het ATS of de agenda te koppelen.
Door deze tips toe te passen, kun je de time-to-hire aanzienlijk verkorten. Met Minggo kun je heel eenvoudig digitaal gegevens opvragen, sollicitatiegesprekken inplannen, documenten opvragen en meer. Bekijk de demo-video en kom te weten hoe Minggo werkt.
Ontdek hoe je het doet met Minggo!