Waarom is het automatiseren van het recruitmentproces zo belangrijk voor recruitmentbureaus? Hoe start je hier mee? En met welke stappen moet je rekening houden als je het wervingsproces eenvoudiger wilt maken? Wouter Verpoest, Product Owner van Minggo, legt het uit.

Zaken die je eenvoudig automatiseert in het recruitmentproces

Eigenlijk kun je bijna alle stappen in het wervingsproces automatiseren. Toch gebeurt er bij veel recruitmentbureaus nog veel op een administratief omslachtige manier. Van het uitzetten van de vacatures, bij het zoeken naar kandidaten, tot alles wat met contracting te maken heeft. En dan valt er nog veel te automatiseren en te versnellen.

Zo is het relatief eenvoudig ervoor te zorgen dat sollicitaties direct op de juiste plaats in het ATS terechtkomen. Dat gebeurt al geregeld, maar toch nog niet altijd. Of dat de kandidaat ook de gepersonaliseerde en relevante vragen krijgt tijdens het sollicitatieproces.

We zien ook vaak dat kandidaten na de sollicitatie de status telefonisch opvragen bij de recruiter omdat ze die niet online kunnen opvolgen. Andere voorbeelden zijn het plannen van een afspraak of het uitsturen van nieuwe vacatures naar kandidaten. Dit gebeurt nog heel vaak handmatig, terwijl dit veel beter automatisch kan verlopen: het bespaart de recruiter tijd en het is handiger voor de kandidaat.

6 tips om met procesoptimalisatie te starten

#tip1 Wil je met jouw recruitmentbureau aan de slag met procesautomatisering? Begin dan eerst met het recruitmentproces volledig in kaart te brengen. Want intern is het vaak niet duidelijk wat het volledige proces is. Doe een workshop met een externe expert bijvoorbeeld, en zorg ervoor dat alle stappen duidelijk zijn.

#tip2 Probeer het proces vervolgens in zo klein mogelijke deelstappen onder te verdelen. Vaak zien we dat er heel wat mensen bij betrokken worden en dat iedereen daar zijn eigen mening over heeft. Maar probeer de stappen duidelijk af te bakenen en maak het vooral niet te complex.

#tip3 Focus op die onderdelen waar je het meeste administratieve of handmatige werk aan hebt. Op die manier kom je erachter waarmee je recruiter het meeste tijd kan besparen. Dan kom je bijvoorbeeld tot een top 5 van punten die je aan wilt pakken. Zorg er dan weer voor dat je de digitalisatie in bepaalde deelprocessen doorvoert, hou het klein. Maak heel erg duidelijk welke componenten betrokken zijn.

#tip4 Daarnaast moet je in eerste instantie vanuit het proces denken, en niet vanuit de software die je gebruikt. Breng je je hele businessproces in kaart.

#tip5 Bekijk eerst welke technologie je al in huis hebt voordat je zoekt naar nieuwe technologie. Is het mogelijk bepaalde techniek te integreren? Of kies je voor uitbreiding van technische functionaliteit?

#tip6 En dan is het echt een kwestie van durven starten. Het kan geen kwaad om iets uit te proberen, desnoods met een kleine groep van kandidaten. Daarna stuur je gewoon bij.

3 Taken die elk recruitmentbureau moet digitaliseren

Herken je onderstaande situaties? Het zijn standaardsituaties die we nog steeds bij veel te veel recruitmentbureaus zien en die eigenlijk heel gemakkelijk te digitaliseren zijn.

1. Inschrijving van kandidaten

Of het nu op een jobbeurs is of via een online kanaal gebeurt, we zien dat er nog heel vaak technologie gebruikt wordt die niet geïntegreerd is met het ATS. De inschrijvingsdata worden bijvoorbeeld in Excel gezet, of met een Typeform uitgevraagd. Het is eenvoudiger om een mooie landingspagina te maken waar de kandidaat zich digitaal inschrijft, en deze informatie direct in het ATS in te lezen.

2. Beheer kandidatendatabase

Een tweede situatie die we vaak tegenkomen, is het beheer van kandidaatinformatie in de database. Recruiters zijn nog te vaak bezig met de kandidaat die ze vandaag – of zelfs twee weken eerder – gezien hebben. Maar in de database zitten ook heel veel oudere kandidaten die misschien relevant zijn. Wil je met die data werken, zorg er dan voor dat je de matching automatisch kunt doen met behulp van technologie. Zorg er ook voor dat de kandidaatinformatie actueel is, want alleen dan kun je goed matchen.

Denk aan een workflow die er constant voor zorgt dat de kandidaatinformatie niet alleen GDPR-compliant is, maar ook actueel. Zodat je ook oudere kandidaten eenvoudig kunt benaderen met relevante vacatures.

3. Afspraken inplannen

Een derde onderdeel in het wervingsproces dat nog te vaak handmatig verloopt, is het plannen van afspraken. Je stelt een kandidaat voor, deze mag op gesprek komen, de recruiter belt naar de kandidaat over de datum en tijd. Met die opties ga je terug naar de klant. Die heeft weer twee tegenvoorstellen die je terugkoppelt aan de kandidaat… enzovoort.

Voor je het weet heb je veel tijd verspild met het inplannen van een afspraak. En dat kan vandaag de dag prima digitaal. Waarbij de opdrachtgever zijn agenda beperkt openstelt en de kandidaat zelf het meest passende moment kiest. Net zoals we dat al doen bij de kapper.

De rol van de recruiter over 5 jaar

Met de opkomst van technologie in recruitment krijgen we vaak de vraag: Wat is de rol van de recruiter nog? De afgelopen jaren werd er dan gezegd dat die helemaal kwam te vervallen. Maar daar geloof ik persoonlijk niet in. Ik denk dat technologie nog meer wordt ingezet vanuit een ondersteunende rol. Waarbij de recruiter altijd de driver is van het proces. Ik wil niet zeggen dat die alles in het proces moet controleren, want heel wat zaken verlopen dan automatisch.

Maar de technologie geeft de recruiter de mogelijkheid om zich te focussen op de onderdelen waar de mens relevanter is dan de techniek. Denk bijvoorbeeld aan het intermenselijke contact met je opdrachtgever en kandidaat.

En op die manier kun je meerwaarde bieden, van mens tot mens. Omdat je niet langer bezig bent met zaken die beter door technologie gedaan worden dan door jezelf.

Digitaliseer envoudig het recruitmentproces met Minggo!

Ook weten wat Minggo voor jouw bureau kan betekenen? Of wil je een demo om met eigen ogen te zien hoe je met Minggo jouw recruitmentproces digitaliseert? Neem dan contact met ons op!