Hoe maak je solliciteren net zo eenvoudig als het boeken van een vakantie?
De wereld is digitaal en wordt dat elke dag nog meer. Vanuit verschillende sectoren is het steeds gewoner om alles digitaal te doen. Zo is het heel eenvoudig om online te beleggen, een verzekering af te sluiten of geld te over te maken. Ook in e-commerce is het heel normaal om online bestellingen te plaatsen en online een retour aan te vragen.
Digitale omgeving is het nieuwe normaal
Wat hebben deze voorbeelden gemeen? Dat we als consument telkens een eigen digitale omgeving hebben van waaruit we alles kunnen managen. Of het nu een app, een portaal of een profiel is.
We kunnen ook niet meer zonder. We hebben geen tijd om naar een bankfiliaal te lopen, alles moet snel gaan. En we willen ook controle hebben. Na een aankoop wil je zien wat je hebt besteld en wanneer het bezorgd wordt. Als we gaan vliegen, willen we extra bagage en een parkeerplek geregeld hebben voor we bij de luchthaven aankomen. Want dat geeft ons een gerust gevoel, een gevoel van controle.
Kandidaat wil ook een eigen digitale omgeving
Kandidaten willen tijdens het sollicitatieproces ook een gevoel van controle hebben met een eigen digitale omgeving. Het is al spannend genoeg. Zij willen hun sollicitaties opvolgen, hun profielinformatie aanvullen en een afspraak inplannen op basis van hun beschikbaarheid.
Stel dat jij de kandidaat bent?
Stel dat jij zelf de kandidaat bent? Welke zaken wil je vanuit een digitale omgeving doen? Uit een poll onder meer dan 100 recruiters en recruitmentmanagers blijkt uit dat er nog een groot verschil is tussen de wens en de praktijk.
Zo geeft 83% van de ondervraagden aan dat ze kandidaten liefst een sollicitatiegesprek digitaal laten inplannen, terwijl dit in de praktijk bij slechts 2% van de recruitmentbureaus mogelijk is.
Ook het digitaal ondertekenen van contracten en andere documenten, een wens van 75% van de ondervraagde recruiters en recruitmentmanagers, kan in de praktijk maar bij 6% van de bureaus.
Uit onderzoek van HRlinkIT blijkt daarnaast dat 81% van de bureaus in België en Nederland nog handmatig het kandidaatprofiel verrijkt door te bellen of mailen. Ook het inplannen van afspraken en interviews verloopt nog grotendeels handmatig. Toch wil de kandidaat meer regie over het proces.
Dus de vraag is: hoe maak je deze stappen in het sollicitatie zo eenvoudig als het boeken van een vlucht? Enkele voorbeelden.
1. Vul profielgegevens automatisch aan
In de praktijk blijkt dat profielgegevens aanvullen vaak nog handmatig gaat. Na je sollicitatie krijg je vaak een automatische bevestigingsmail, maar verder niks. Een kandidaat moet wachten op een mail of telefoontje van de recruiter die om meer informatie vraagt. De recruiter zet daarna de gegevens manueel in het ATS. Dat kost veel tijd, dus hoe kan het beter?
In plaats van kandidaten te bellen en mailen is het veel efficiënter om ze meteen na hun sollicitatie een aantal vragen te stellen om hun profiel te verrijken. Vraag bijvoorbeeld hun interesses, talenkennis, of andere informatie uit die belangrijk is voor de vacature.
Het voordeel?
- Als kandidaat vul je digitaal je profielgegevens aan of wijzig je deze, zondat dat je hoeft te wachten. Het geeft de kandidaat controle en zorgt voor een betere beleving.
- Als recruiter bespaar je meer tijd doordat je niet hoeft te bellen of mailen of gegevens handmatig moet invoeren. Dat gaat ook op bij het doorgeven van beschikbaarheid. Het is veel efficiënter om kandidaten zelf de planning te laten beheren en beschikbaarheid door te geven.
2. Laat de kandidaat zelf afspraken inplannen
Hoe verloopt het plannen van een afspraak in de praktijk? Nadat een recruiter besluit de kandidaat uit te nodigen voor een gesprek, belt hij of stuurt een e-mail met beschikbare data en tijdsopties. Het nadeel is dat kandidaten vaak ook aan het werk zijn en niet bereikbaar zijn tijdens kantooruren. En heb je eenmaal een afspraak kunnen maken, dan moet je die nog handmatig invoeren in het systeem.
Stel je voor dat kandidaten vanuit hun eigen omgeving een afspraak inplannen in de agenda van de recruiter? Dat ze met één druk op de knop digitaal een tijdslot bevestigen die direct in het systeem staat. Zo is er meer tijd voor persoonlijk contact met de kandidaat.
3. Laat documenten digitaal ondertekenen
In de volgende fase speelt het tekenen van het contract en andere documenten een belangrijke rol. Wij zien vaak dat recruiters een mailtje sturen met de documenten als bijlage. Kandidaten moeten deze printen, tekenen, scannen en terugsturen.
Veel efficiënter is het om ervoor te zorgen dat kandidaten vanuit hun digitale omgeving documenten kunnen raadplegen en digitaal ondertekenen.
Meer tijd voor persoonlijk contact
Kortom, eigenlijk kun je bijna alle stappen van het kandidaatproces digitaliseren en aanbieden in een kandidaatomgeving. Toch blijkt uit de poll en het onderzoek dat de meeste stappen nog handmatig verlopen.
En dat is jammer, want als recruiters minder tijd nodig hebben voor administratieve handelingen, blijft er meer tijd over voor persoonlijk contact. En kun je kandidaten een betere digitale beleving bieden.
Meer weten?
Bekijk de opname van het webinar over kandidaatomgevingen door Jaron Schaillée.
Bekijk het webinar
Lees ook:
© 2022 Minggo. All rights reserved.