Als recruiter maakt jouw recruitmentbureau waarschijnlijk gebruik van zowel een ATS als een CRM systeem. Maar waar zijn beide systemen precies voor en wat is het verschil? In dit artikel leggen we je uit wat een ATS en CRM inhouden en hoe ze van elkaar verschillen. Ook geven wij je tips voor het gebruik.
Wat is een ATS?
ATS staat voor Applicant Tracking System, oftewel sollicitantenvolgsysteem in het Nederlands. Een ATS is software die speciaal ontworpen is om werving- en selectieprocessen te vereenvoudigen en te automatiseren. Het systeem biedt recruiters de mogelijkheid om kandidaten te beheren gedurende het hele wervingsproces. Vanaf de eerste sollicitatie tot aan de aanstelling van een nieuwe medewerker.
Bijna alle grote bedrijven maken tegenwoordig gebruik van een ATS omdat het tijd bespaart bij het screeningsproces van CV’s. Het helpt recruiters bij het vinden van geschikte kandidaten door middel van slimme zoekfuncties die automatisch overeenkomende zoekwoorden herkennen. Daarnaast is het mogelijk via het ATS een mail te sturen naar kandidaten met bijvoorbeeld een nieuwsbrief of updates over hun sollicitaties.
Wat is een CRM?
De afkorting CRM staat voor Customer Relationship Management, het is dus een klantrelatiebeheersysteem. Bedrijven gebruiken een CRM-systeem om hun klantenbestand te beheren. Het systeem verzamelt informatie over klanten zoals contactgegevens, aankoopgeschiedenis en communicatievoorkeuren.
Een CRM-systeem helpt bedrijven bij het verbeteren van hun klantenservice door hen in staat te stellen gepersonaliseerd te communiceren met klanten. Het helpt een CRM om marketingcampagnes effectiever te maken door gerichte berichten naar specifieke klantdoelgroepen te sturen.
Het verschil tussen een ATS en CRM
Hoewel beide systemen gericht zijn op het beheren van informatie over mensen, verschillen ze wel degelijk van elkaar. Een ATS is ontworpen voor de specifieke taak van werving- en selectieprocessen, terwijl een CRM-systeem zich richt op het beheer van relaties.
Een ander belangrijk verschil is dat een ATS is gericht op sollicitanten die geïnteresseerd zijn in een baan bij een bedrijf, terwijl een CRM-systeem zich richt op bestaande of potentiële klanten die interesse hebben in producten of diensten die een bedrijf aanbiedt.
Tips bij het selecteren van een ATS en CRM voor recruitmentbureaus
Voor recruitmentbureaus kunnen zowel ATS als CRM-systemen enorm waardevol zijn. Hieronder volgen enkele tips voor recruiters als je op zoek bent naar een ATS of CRM systeem.
1. Weten wat je nodig hebt
Voordat je begint met het zoeken naar software, moet je weten wat je precies nodig hebt. Maak daarom eerst een lijstje met functies die essentieel zijn voor jouw recruitmentbureau.
2. Opties vergelijken
Er zijn veel verschillende ATS- en CRM-systemen beschikbaar op de markt. Vergelijk daarom verschillende opties voordat je een keuze maakt. Zoek naar functies zoals automatische screening, integratie met jobboards en social media, samenwerkingstools, rapportage- en analyticsmogelijkheden.
3. Mogelijkheden voor digitalisering en automatisering
Eén van de grootste voordelen van ATS en CRM-systemen is dat ze taken kunnen automatiseren die recruiters normaal gesproken handmatig uitvoeren. Dit betekent dat recruiters meer tijd hebben voor persoonlijk contact met kandidaten in plaats van dat ze tijdrovende administratieve taken uit moeten voeren. Automatisering kan ook helpen bij het screenen van cv’s, waardoor recruiters sneller kunnen bepalen welke kandidaten geschikt zijn voor openstaande vacatures.
Let bij de keuze voor software dus vooral op de mogelijkheden om te digitaliseren of automatiseren.
4. Let op flexibiliteit
Kies voor software die aanpasbaar is op jouw specifieke wensen en behoeften. Flexibele software maakt het mogelijk om te groeien en veranderingen door te voeren binnen je bureau.
5. Training van medewerkers
Goed getrainde medewerkers kunnen het verschil maken in het gebruik van een ATS of CRM. Let bij de selectie van software dus op het gebruiksgemak en de manier waarop medewerkers getraind kunnen worden in het gebruik.
Tips in het gebruik van een ATS of CRM-systeem
1. Maak gebruik van data-analyse
Maak gebruik van de gegevens die je verzamelt via de softwaresystemen om trends en patronen in kaart te brengen. Hierdoor begrijp je beter wat een match maakt of breekt (ATS) en welke soort klanten het meeste resultaat opleveren (CRM). Deze waardevolle data kun je gebruiken om het wervingsproces te optimaliseren, strategieën aan te passen en prestaties te verbeteren. Door regelmatig gegevens te analyseren, zie je welke recruitmentkanalen het meest effectief zijn en hoe snel je kandidaten plaatst.
2. Maak optimaal gebruik van de zoekfuncties
Eén van de belangrijkste functies van een ATS- en CRM-systeem is om het zoeken naar personen te vergemakkelijken, of het nu een klant is (CRM) of een kandidaat (ATS). Het is belangrijk om te weten hoe je de zoekfuncties op de juiste manier gebruikt. Door slimme zoekopdrachten uit te voeren, bespaar je tijd en vind je sneller geschikte kandidaten.
3. Houd de database up-to-date
Of het nu om je ATS of je CRM gaat, voor beide systemen geldt dat datavervuiling het gebruik aanzienlijk vermindert. Zorg er daarom voor dat je de databases schoon houdt door zorgvuldige data-invoer. Dit betekent dat recruiters regelmatig informatie moeten bijwerken en nieuwe gegevens moeten invoeren wanneer deze beschikbaar komen.
4. Houd ook het systeem up-to-date
ATS- en CRM-systemen ontwikkelen zich ook voortdurend, dus het is belangrijk om op de hoogte te blijven van nieuwe beschikbare functies. Veel systemen bieden regelmatig updates aan met nieuwe tools om het recruitmentproces te verbeteren. Zorg er daarom voor dat het systeem up-to-date blijft met de nieuwste software-updates. En bespreek binnen je team de mogelijkheden van nieuwe functionaliteiten en hoe jullie deze willen toepassen.
Conclusie
Het gebruik van een ATS helpt recruitmentbureaus bij het beheren van kandidaatgegevens, het automatiseren van taken en het stroomlijnen van wervingsprocessen. Een CRM helpt recruitmentbureaus hun klantrelaties te beheren en geeft inzicht in prospects en klanten.
Door de informatie uit dit artikel en de tips voor selectie en gebruik van beide systemen, kun je ervoor zorgen dat jouw recruitmentbureau optimaal gebruikmaakt van de voordelen die deze systemen bieden.
Eenvoudig jouw sollicitatieproces digitaliseren en verbeteren met Minggo!
Ook weten wat Minggo voor jouw bureau kan betekenen? Of wil je een demo om met eigen ogen te zien hoe je met Minggo jouw sollicitatieproces stroomlijnt? Neem dan contact met ons op!
