Bij ORANJEGROEP is het duidelijk: je draait je hand niet om voor een groot project in de bouw of techniek. Maar hoe zorg je ervoor dat de juiste mensen, met de juiste vaardigheden, op het juiste moment op de juiste plek staan? Fred Baird, Recruitment & Marketing Manager bij ORANJEGROEP, vertelt hoe ze hun recruitmentproces flink hebben geoptimaliseerd met de automations en portalen van Minggo. En de resultaten? Die zijn er!

Even voorstellen: ORANJEGROEP

ORANJEGROEP is een internationale uitzender in de bouw- en technieksector, met 2500 mensen aan het werk en kantoren in Nederland, Portugal, Polen, Kroatië en Roemenië. Of je nu praat over een snelweg aanleggen of een terminal bouwen, ORANJEGROEP heeft de juiste mensen in huis.

De uitdaging

Bij grote projecten draait alles om snelheid en precisie. Fred Baird legt uit: “We moeten vaak in korte tijd veel medewerkers vinden. Daarvoor werken we met verschillende recruitmentbureaus in landen waar we geen kantoren hebben. Die communicatie moet vlot en gestructureerd zijn en mag niet vastlopen. We willen daarnaast de taal van de kandidaat spreken: het moet eenvoudig en mobiel toegankelijk zijn.”

"Onze mensen werken niet met een laptop, ze zitten op hun mobiel. Dus het moet allemaal zo simpel mogelijk uitzien voor hen. En dat is nu gelukt, met Minggo."

Fred Baird

Recruitment & Marketing Manager bij ORANJEGROEP

De oplossing

Om het recruitmentproces te optimaliseren, besloot ORANJEGROEP vaarwel te zeggen tegen Excel-lijsten en handmatig werk. Ze implementeerden het ATS-systeem Carerix en voegden Minggo toe om verdere automatisering mogelijk te maken. Wat eerst tijdrovend en chaotisch was, werd nu een geoliede machine,” zegt Fred Baird enthousiast. “Met Minggo lanceerden we heel snel enkele slimme portalen en automations. Na een training konden we alles zelf opzetten en aanpassen via drag & drop. Heel handig!”

Een overzicht van de Minggo automations en portalen die ORANJEGROEP inzet.

Het Intakeformulier

Een van de eerste veranderingen was het geautomatiseerde intakeformulier. “Dit formulier helpt ons om snel de juiste informatie te verzamelen tijdens de technische screening,” legt Fred Baird uit. “Zo weet de recruiter of accountmanager precies wat gevraagd moet worden aan de sollicitant, en alles wordt meteen op de juiste plek in het ATS opgeslagen, niet in een aparte Excel.”

De Supplier portal

ORANJEGROEP werkt samen met lokale recruitmentbureaus over heel Europa. Met de nieuwe Supplier Portal kunnen deze bureaus eenvoudig vacatures bekijken, kandidaten voorstellen per vacature en documenten uploaden. “Alle informatie komt op één centrale plek samen.” “Dat maakt samenwerken veel efficiënter,” aldus Fred Baird.

De CV generator

Met de CV-generator kunnen recruiters nu snel cv’s maken in de huisstijl van ORANJEGROEP. “Op basis van een template kunnen we in een paar klikken een professioneel cv genereren die doorgestuurd wordt naar de klant. Dat bespaart ons enorm veel tijd.”

Beschikbaarheden opvragen

ORANJEGROEP houdt de beschikbaarheid van kandidaten eenvoudig bij met een geautomatiseerd formulier met beschikbaarheidskalender. “Kandidaten die niet aan het werk zijn, krijgen maandelijks een mail om hun beschikbaarheid door te geven via een online kalender. De gekozen datum wordt automatisch opgeslagen in het ATS en we kunnen hen direct passende vacatures aanbieden,” vertelt Fred Baird.

Het Kledingmatenformulier

Fred Baird: “We lossen heel veel kleine inefficiënties op via Minggo, omdat het zo makkelijk is om het te bouwen. Zo vroeg ons kantoor in Portugal bijvoorbeeld om de kleding-en schoenmaten van nieuwe starters makkelijk op te vragen, dus maakten we een formulier dat automatisch verstuurd wordt naar nieuwe kandidaten waarin ze hun maten kunnen invullen.”

De voordelen

Een van de grootste voordelen van Minggo? De flexibiliteit. Fred Baird: “Wat voor ons echt een gamechanger is, is dat we zelf wijzigingen kunnen doorvoeren en dingen kunnen creëren. Onlangs viel het me op dat belangrijke velden onderaan een formulier stonden. Binnen een paar minuten had ik dat aangepast zonder externe hulp. Vroeger moesten we daar een support ticket voor aanmaken, nu doen we het gewoon zelf.”

Het resultaat

Heel makkelijk voor de kandidaat
Fred Baird: “Onze kandidaten werken doorgaans niet met de computer, zij zitten op hun mobiel. Dus het moet er allemaal zo simpel mogelijk uitzien en er zo makkelijk mogelijk gaan. En dat hebben we nu gecreëerd met Minggo: kandidaten vullen simpelweg hun naam, telefoonnummer en e-mailadres in, en vervolgens begeleiden we ze stap voor stap naar de benodigde informatie. Het systeem doet de rest.”

Beter matchen door betere database
Wat ook niet onbelangrijk is: ORANJEGROEP krijgt nu veel meer informatie van de kandidaat die hen helpt bij het onderhouden van hun database en het efficiënt aanbieden van vacatures. “Het zorgt ervoor dat we onze database constant up-to-date houden en geen tijd verliezen met het zoeken naar kandidaten die al in ons systeem staan,” zegt Fred Baird.

Minder handmatig werk
Last but not least: recruiters krijgen meer structuur en tijd. “Doordat veel van de taken zijn geautomatiseerd, kunnen we veel sneller schakelen,” zegt Fred Baird.

Van intakeformulieren tot CV-generatie en beschikbaarheidsbeheer: ORANJEGROEP kan nu met veel meer gemak én snelheid de juiste mensen vinden voor hun enorme bouwprojecten. En dat is precies waar het in de bouw en techniek om draait! Weten hoe jouw organisatie Minggo kan inzetten? Bekijk de demovideo!