8 voordelen van het inzetten van een klantportaal voor intermediairs

1. Hogere klanttevredenheid

Een klantportaal is een waardevol hulpmiddel voor recruitmentbureaus, vooral in de huidige krappe arbeidsmarkt. De wereld wordt steeds digitaler en klanten verwachten dat ook van hun dienstverleners. Met een klantportaal verzamel en beheer je belangrijke informatie voor je opdrachtgevers op een veilige en toegankelijke manier. Dit verbetert de efficiëntie van het recruitmentproces en draagt bij aan het opbouwen van een langdurige wederzijdse relatie.

Een klantportaal biedt 24/7 toegang en self-service, waardoor opdrachtgevers op ieder moment van de dag toegang hebben. Dit leidt tot hogere klanttevredenheid, omdat het klanten een veilige, gemakkelijke en gebruiksvriendelijke manier biedt om op hun eigen moment vacatures in te dienen, sollicitanten te beoordelen en feedback te geven.

Door deze verschillende mogelijkheden te integreren, verbeter je de interactie met je opdrachtgevers en optimaliseer je de klantervaring.

2. Het verlaagt de werkdruk van recruiters

Een ander voordeel is dat het gebruik van een klantportaal de werkdruk voor recruiters kan verlagen. Het stelt opdrachtgevers in staat om bepaalde taken zelfstandig uit te voeren, waardoor jullie meer tijd overhouden voor persoonlijk contact. Dit kan leiden tot een meer efficiënte workflow en beter tijdmanagement.

3. Centrale data-opslag

Een derde voordeel van een klantportaal is dat het zorgt voor centrale data-opslag. Dit betekent dat alle informatie, updates, feedback en documenten op één plaats vindbaar zijn. Dit vermindert de kans op fouten en miscommunicatie tussen jullie en opdrachtgevers.

4. Tijdwinst voor opdrachtgevers en recruiters

Een ander belangrijk voordeel is dat een klantportaal bijdraagt aan tijdwinst. Op basis van real-time updates en rapporten zijn opdrachtgevers sneller in staat beslissingen te nemen en het recruitmentproces te stroomlijnen. Ook geeft het meer transparantie en een beter overzicht van alle lopende procedures. Denk aan de volgende mogelijkheden:

• Opdrachtgevers zien in één oogopslag hoeveel vacatures actief zijn.
• Opdrachtgevers zien hoeveel kandidaten ze moeten boordelen en kunnen dit eenvoudig doen via het portaal.
• De fase waarin de kandidaat zich bevindt is in één keer duidelijk, net als wanneer een interview plaatsvindt.
• Opdrachtgevers kunnen eenvoudig vacatures online doorgeven of een nieuwe opdracht aanmaken (er is geen bel- of mailcontact meer nodig).
• Opdrachtgevers kunnen alle voorgestelde profielen per vacature bekijken en goed-of afkeuren. Ze krijgen geen losse mails meer met een CV in de bijlage.
• Contracten worden online ondertekend en zijn terug te vinden in het portaal.
• Opdrachtgevers kunnen de planning via het portaal doorgeven.

5. Integratie met bestaande systemen

Een klantportaal biedt opdrachtgevers de mogelijkheid systemen en bestaande werkprocessen te integreren. Denk aan een koppeling met het Applicant Tracking System (ATS), e-mail en planning.

Door deze integraties centraliseer je processen en gegevens. De koppeling met het ATS voorkomt bijvoorbeeld het steeds opnieuw moeten invoeren van kandidaatinformatie. En de integratie met E-mail en Agenda maakt het gemakkelijker afspraken in de agenda’s te plannen.

6. Eenvoudiger personaliseren van dienstverlening

Het is mogelijk een klantportaal volledig te personaliseren zodat het aansluit bij de specifieke behoeften en wensen van zowel jullie als je opdrachtgever. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van een gepersonaliseerd dashboard waarin opdrachtgevers sollicitaties en vacatures beheren.

Daarnaast is het vaak mogelijk jullie eigen huisstijl door te voeren in het design van het klantportaal. Zo is het volledig in lijn met jullie branding.

7. Mobile first gegarandeerd

Bij het ontwerpen van een klantportaal is het van belang eerst te kijken naar het functioneren op een mobiel apparaat. En pas secundair naar het functioneren op een desktop of ander apparaat.

Deze mobile-first benadering is van groot belang in een wereld waarin steeds meer opdrachtgevers en kandidaten vooral een mobiel apparaat gebruiken om te werken of te solliciteren.

8. Digitaal ondertekenen van contracten

Het tekenen van contracten is een belangrijke stap in het recruitmentproces en kan tijdrovend en omslachtig zijn. Door gebruik te maken van een klantportaal versnel en eenvoudig je dit proces.

Het portaal biedt een geïntegreerde digitale handtekeningfunctie, waardoor alle partijen contracten snel en gemakkelijk kunnen ondertekenen. Bovendien fungeert het klantportaal als centrale opslagplaats voor de contracten en andere documenten. Deze zijn gemakkelijk toegankelijk voor zowel het bureau als de opdrachtgever.

Let op: beveiliging van persoonsgegevens moet op orde zijn

Beveiliging van persoonsgegevens is een cruciaal aspect van elk online systeem, inclusief een klantportaal voor recruitmentbureaus. Met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) die in 2018 in werking trad, moeten recruitmentbureaus ervoor zorgen dat de persoonlijke gegevens van opdrachtgevers veilig worden bewaard en verwerkt.

Recruitmentbureaus moeten er dus voor zorgen dat hun klantportaal voldoet aan de AVG-richtlijnen. En dat er voldoende beveiligingsmaatregelen zijn getroffen om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van persoonsgegevens te waarborgen. Dit kan onder meer door gebruik te maken van encryptie, tweestapsverificatie en gecontroleerde toegang tot gevoelige persoonlijke informatie.