7 manieren om recruitment automation te gebruiken in het recruitmentproces

Wat is recruitment automation?

Recruitment automation is het geheel van tools die bedoeld zijn om het recruitmentproces te automatiseren. Het dient om het werk van de intermediair te vereenvoudigen en om tijdwinst te genereren. Het is dan ook in geen geval een vervanging van menselijk contact tussen recruiter en kandidaat, of recruiter en opdrachtgever.

Lees meer tips voor een succesvolle candidate experience.

De voordelen van recruitment automation

Bijna elke intermediair doet vandaag aan recruitment automation, maar slechts enkelen hebben hun wervingsproces verregaand geautomatiseerd om er maximale voordelen uit te halen. Denk aan:

• Je bespaart tijd
  Als je administratieve en herhalende taken kunt weglaten van het to do lijstje van de recruiter of marketeer, komt er heel wat tijd vrij. Tijd die je kunt gebruiken voor de verdere stappen in het recruitmentproces waar menselijk contact wel een absolute vereiste is.
• Je verhoogt de candidate experience
  In een krappe arbeidsmarkt is snelheid in communicatie met je kandidaten essentieel. Sollicitanten haken af bij onduidelijkheid over de status van hun sollicitatie. Met behulp van recruitment automation geef je kandidaten op ieder moment van de dag inzicht in het wervingsproces. Bovendien kun je ook het screenen, inplannen van interviews en het versturen van communicatie automatiseren zodat je kandidaat tijd wint en digitaal alles kan opvolgen.
• Je vindt sneller de juiste kandidaten
  Veel bedrijven kunnen nog een groot voordeel halen door hun matchingproces te automatiseren. Matching software kan sneller vacatures en kandidaten aan elkaar matchen en zoekt slim door de database. Skill-based matching software gaat nog een stapje verder door te matchen op skills in plaats van ervaring.

7 manieren om recruitment automation te gebruiken in het recruitmentproces

Wat kun je nu juist automatiseren per onderdeel van het proces? Een opsomming.

Kortom, recruitment automation biedt nog veel kansen voor intermediairs en bemiddelaars. De tijd die je uitspaart met het digitaliseren en centraliseren van een heel aantal stappen in het proces, kun je vervolgens benutten voor de onderdelen waar menselijke arbeid essentieel is.

1. Recruitment marketing

Zeker bij aanvang van het recruitmentproces zijn er veel handmatige taken te automatiseren. Denk hierbij aan het bereiken van kandidaten op verschillende platformen en het veranderen van de status van de kandidaat als hij bepaalde stappen in het selectieproces zet. Of het versturen van bepaalde documenten die nodig zijn voor het verdere verloop van de sollicitatie. Recruitment automation biedt dan kansen met de volgende acties:

• Koppel je werkenbij site aan verschillende vacaturesites zodat je vacature direct zichtbaar is op meerdere platformen.
• Monitor welke kanalen de hoogste conversie hebben en gebruik speciale sollicitatiepagina’s voor specifieke doelgroepen en functies.
• Laat vacatures (automatisch) delen door je eigen professionals en medewerkers in hun eigen netwerk.

2. (Pre)screening

52% van de talent acquisitie managers zegt dat het screenen van kandidaten een van de moeilijkste taken is. Om kandidaten automatisch te filteren die voldoen aan de essentiële vereisten van een vacature, is (pre)screening een goed middel. Zowel job gerelateerde competenties als de zogenaamde soft skills zijn automatisch te (pre)screenen. Ook bij nieuw beschikbare vacatures is het mogelijk om deze bestaande data te linken. De uitbreiding van je database gaat zo sneller en is duurzamer.

De (pre)screening stap in het recruitmentproces is relatief eenvoudig te automatiseren. Denk aan de volgende mogelijkheden:

• Solliciteren via een LinkedIn-profiel maakt een CV uploaden overbodig of werk met een aangepast sollicitatieformulier voor knelpuntvacatures en stel enkel relevante vragen
• Stel na een online sollicitatie meteen en geautomatiseerd knock-out vragen aan de kandidaat of laat hem meteen de eventuele assessments of tests invullen
• Kandidaten die op basis van knockout-vragen niet in aanmerking komen voor de vacature, bied je automatisch andere vacatures aan.
• Kandidaten die wel in aanmerking komen, krijgen digitaal de mogelijkheid om een interview in te plannen met een digitale agendaplanner

Door de screening te automatiseren, blijven alleen geschikte kandidaten over. Toch voldoen sommige kandidaten meer dan anderen. Door de gestelde eisen en de mate van geschiktheid te koppelen aan het kandidatenprofiel, krijg je een ranglijst van de kandidaten met de meeste overeenkomst of geschiktheid.

3. Matching

Veel intermediairs maken al gebruik van Search & Match tool waarin de recruiter eenvoudiger geschikte profielen kan zoeken voor vacatures. Met automated matching software ga je een stap verder en zoekt de software automatisch een match tussen een kandidaat en vacature. Hierdoor bespaar je tijd en minimaliseer je het risico op discriminatie en subjectiviteit.

Na het maken van een automatische match, kun je het proces verder automatiseren door:

• een gematchte vacature automatisch naar de kandidaat te versturen. Met slimme software voeg je het matchingpercentage toe en toon je aan waarom de vacature bij de kandidaat past
• stel geschikte profielen met één klik van de recruiter voor aan de opdrachtgever zodat hij de kandidaten meteen kan bekijken en goed-of afkeuren.

4. Communicatie

Of het nu gaat over beschikbaar zijn om vragen te beantwoorden van mogelijke kandidaten of om de nodige documenten te versturen naar kandidaten, communicatie vormt het belangrijkste onderdeel binnen het werving-en selectieproces.

Er kruipt veel tijd in het versturen van e-mails, het plegen van telefoontjes en het inplannen van afspraken met kandidaten en opdrachtgevers. De communicatie centraliseren en digitaliseren is dan ook de grootste plus in recruitment automation.

5. Contactmomenten inplannen

In het recruitmentproces blijft menselijk contact altijd nodig en dit moet je inplannen naar beschikbaarheid van zowel de recruiter als de kandidaat en vaak ook de opdrachtgever. Door te werken met een digitale kalender waar de beschikbaarheid van alle betrokkenen direct duidelijk is, vereenvoudig je dit proces. Je boekt een afspraak in en het tijdslot blokkeert direct voor anderen. Een enorme tijdwinst in het heen en weer bellen en mailen om tot een geschikt moment te komen.

6. Talentmanagement

Veel intermediairs zien een plaatsing van een kandidaat als het einde van het recruitmentproces. Toch valt hier nog veel winst te behalen en kun je als bemiddelaar verschil maken in een competitieve markt. Waar liggen hier de kansen?

• Werk met een vooraf vastgesteld onboardingproces voor elke tijdelijke of vaste kracht.
• ATS- en mid-officesystemen beschikken meestal over triggers of automatische taken. Koppel hier automatische communicatie en feedbackmomenten aan. Of ga nog een stap verder en koppel hier 360° review- en evaluatietooling aan.

7. Contracting

Het proces voor contracting is bij veel intermediairs en bemiddelaars veruit het meest gedigitaliseerde onderdeel van het recruitmentproces. Bijvoorbeeld door digital signing te gebruiken. Toch verloopt de rest van dit onderdeel vaak nog handmatig. Dat betekent dat hier nog kansen liggen, zoals bijvoorbeeld:

• Dynamisch documenten genereren vanuit het ATS of mid-office systeem.
• Contracten maken vanuit een automatisch opgesteld documentsjabloon.
• Tijdregistratie automatisch bijhouden en dit ook voor de kandidaten inzichtelijk maken.

Wil je meer tips over de kansen en mogelijkheden van recruitment automation? Vraag en demo aan of neem contact met ons op, we denken graag met je mee over de mogelijkheden.